Facturación electrónica en Panamá: cómo funciona el modelo FEL de la DGI

Qué es el SFEP y por qué Panamá lo adoptó

Si manejas una empresa, llevas la contabilidad de un negocio o tomas decisiones de gerencia en Panamá, ya escuchaste el término "factura electrónica" más de una vez, y probablemente con cierta ansiedad. La buena noticia es que detrás de las siglas hay un modelo bastante lógico, y entenderlo te quita la mitad del miedo. La otra mitad se va cuando sabes con qué herramientas cumplir.

El Sistema de Factura Electrónica de Panamá, que verás abreviado como SFEP, es la plataforma oficial que administra la Dirección General de Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas para regular y coordinar el uso de la factura electrónica en el país. No es un invento reciente ni una moda: el sistema arrancó hace años y fue avanzando por etapas, desde una adopción voluntaria hasta convertirse en obligatorio para sectores cada vez más amplios. La DGI habilitó el uso del sistema para todo contribuyente, natural o jurídico, a partir del 1 de junio de 2021, según el Decreto Ejecutivo 766 del 29 de diciembre de 2020.

¿Por qué Panamá tomó este camino? Por las mismas razones que media región. La factura en papel y la facturación por equipo fiscal son difíciles de auditar, fáciles de manipular y caras de fiscalizar. Un modelo electrónico le da a la administración tributaria visibilidad casi en tiempo real de las operaciones comerciales, reduce la evasión y, de paso, le simplifica la vida al contribuyente honesto, que termina con menos papel, menos archivos físicos y un respaldo digital de cada venta. La factura electrónica, en palabras de la propia DGI, es "un documento digital legalmente válido, que tiene el registro de la operación comercial". Es decir, tiene el mismo peso legal que la factura de toda la vida, solo que vive en formato digital y validado.

El flujo de una factura electrónica, paso a paso

Aquí es donde conviene bajar a tierra. Imagina que le vendes un servicio a un cliente y vas a facturarle. En el modelo panameño, el llamado modelo FEL (factura electrónica en línea), esa factura no se imprime y se entrega sin más. Primero pasa por un circuito digital que la convierte en un documento fiscal válido.

El proceso empieza con la emisión. Tu sistema de facturación arma el documento con todos los datos de la operación, el detalle de los productos o servicios, el monto, y por supuesto el ITBMS cuando aplica. Ese documento se genera en formato XML, que es el archivo con valor legal, la versión que entienden las máquinas y la DGI. Antes de que valga como factura, el documento debe ir firmado con una firma electrónica, un certificado digital expedido por un prestador de servicios de certificación registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá. Esa firma es la que garantiza que el documento salió realmente de tu empresa y que nadie lo alteró en el camino.

El segundo paso es la validación. El documento firmado se transmite a un Proveedor Autorizado Calificado, el PAC, que revisa que cumpla con el estándar técnico de la DGI y lo autoriza. En ese momento la factura recibe su CUFE, el Código Único de Factura Electrónica, que es el número que identifica de forma única a cada factura dentro del sistema. El CUFE es la huella digital del documento: con él, cualquier persona puede entrar al portal de la DGI y comprobar que esa factura existe y es legítima.

El tercer paso es la entrega al cliente. Como nadie le va a mandar un archivo XML a un cliente para que lo lea, el sistema genera el CAFE, el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica. La DGI lo define como "una representación gráfica de factura electrónica el cual contiene todos los datos que contiene hoy en día una factura", e incluye el código QR, el CUFE y el código de autorización de la DGI. El CAFE es lo que tu cliente ve y guarda: un PDF parecido a la factura de siempre, normalmente enviado por correo, que se puede imprimir si hace falta. Quien lo recibe puede escanear el QR o teclear el CUFE en el portal de consultas de la DGI y confirmar que es auténtico. Es importante no confundir las dos piezas: el XML es la factura legal, el CAFE es su cara visible.

Qué es un PAC y por qué importa estar con uno oficial

El PAC es la pieza que más confunde a quien recién entra al tema, así que vale detenerse. Un Proveedor Autorizado Calificado, según la DGI, es una de las "personas jurídicas que cuentan con la autorización de la Dirección General de Ingresos, para otorgar autorización de uso sobre la Factura Electrónica a contribuyentes". Traducido: es una empresa que la DGI certificó para validar tus facturas en su nombre y darles el visto bueno fiscal. No cualquiera puede ser PAC. La DGI mantiene un listado oficial de proveedores autorizados, y para entrar a esa lista una empresa debe cumplir requisitos estrictos, contar con certificado electrónico, tener sus obligaciones tributarias en regla y pagar las tasas de calificación que establece la administración.

¿Por qué te importa esto como empresario? Porque tu cumplimiento depende de que el PAC haga bien su trabajo. Si tu proveedor de facturación no está integrado con un PAC oficial y vigente, tus facturas simplemente no quedan validadas ante la DGI, por más bonito que se vea el PDF que genera. Estar con un PAC reconocido te da continuidad, soporte local y la tranquilidad de que cada documento que emites queda registrado como corresponde.

Un nombre que aparece de forma recurrente en el mercado panameño es The Factory HKA, una de las empresas con más trayectoria como PAC en el país y con fuerte presencia regional, operando como proveedor autorizado de la DGI bajo resolución oficial. Las comunicaciones públicas de la compañía y la prensa local refieren su condición de PAC autorizado; te recomendamos confirmar siempre la vigencia consultando el listado oficial de la DGI. Lo relevante para ti no es memorizar números de resolución, sino entender que conviene apoyarte en un PAC con músculo operativo, porque de su disponibilidad depende que puedas seguir facturando un lunes a las ocho de la mañana.

En qué se diferencia de facturar por equipo fiscal

Muchos negocios panameños venían facturando con equipo fiscal, esas impresoras fiscales homologadas que registran las ventas. La diferencia con la factura electrónica es de fondo, no solo de formato. El equipo fiscal es un dispositivo físico que imprime y guarda los datos localmente; la factura electrónica es un documento digital que se valida en línea y queda disponible para la DGI sin que medie un aparato. La propia DGI contempla que las empresas en áreas de difícil acceso o sin conexión a internet conserven la opción del equipo fiscal, lo que deja claro cuál es la regla y cuál la excepción: el modelo electrónico es el camino principal, y el equipo fiscal queda como salida para casos puntuales.

Para la mayoría de las empresas con conexión y volumen, migrar a factura electrónica no es solo cumplir, es ganar. Se acaba el rollo de papel térmico que se borra, la factura queda respaldada en la nube, y la conciliación contable se vuelve muchísimo más limpia.

Qué necesitas para cumplir y errores comunes

Para emitir factura electrónica en Panamá necesitas, en esencia, tu RUC al día, un certificado de firma electrónica vigente, y un medio para generar y transmitir los documentos a través de un PAC o de la modalidad de facturador gratuito que la DGI habilita para contribuyentes de menor volumen. Aquí conviene un dato que ha movido a muchas empresas en el último año: a partir del 1 de enero de 2026 el facturador gratuito quedó limitado a contribuyentes con facturación anual de hasta B/. 36,000 y un máximo de 100 documentos electrónicos al mes, de modo que quien supere esos límites debe operar a través de un PAC. Si tu negocio crece, el PAC deja de ser opcional.

Los errores más comunes son evitables. Dejar vencer el certificado de firma electrónica y descubrirlo el día que no puedes facturar. Confundir el CAFE con la factura legal y archivar solo el PDF, olvidando que el XML es el documento con valor legal que debes conservar. Elegir una herramienta de facturación que no está realmente integrada con un PAC oficial, y darse cuenta tarde. Y subestimar el volumen, quedándose en el facturador gratuito cuando ya se superaron los umbrales que obligan a migrar.

Cómo Boti Facturas resuelve esto

En sof-IA construimos Boti Facturas precisamente para que nada de lo anterior te quite el sueño. Es nuestra solución de facturación electrónica para Panamá, integrada directamente con The Factory HKA como PAC oficial, de modo que cada factura que emites recorre el flujo completo, emisión, firma, validación, CUFE y entrega del CAFE a tu cliente, sin que tengas que pensar en la mecánica. Corre sobre AWS, lo que significa que la disponibilidad y el respaldo de tus documentos no dependen de un servidor en una oficina, sino de la misma infraestructura en la que confían empresas de toda escala, y está en producción desde 2026.

La idea es simple: tú te concentras en vender y en atender a tus clientes, y Boti Facturas se encarga de que cada venta quede correctamente facturada ante la DGI, con el XML resguardado y el CAFE en el correo de tu cliente. Si estás evaluando cómo cumplir con el modelo FEL sin montar un proyecto de tecnología desde cero, conversemos: te mostramos cómo se ve el proceso con tus propios casos.